Borusan Lojistik Yönetim Uygulamaları

Borusan Lojistik 2000 yılından bu yana teknik ve yönetsel eksikliklerini gidererek sürekli gelişimi hedefleyen bir yapılanma süreci içerisinde yer almaktadır. Şirket bu sürecin bir uzantısı olarak yönetim ihtiyaçlarını 4 ana başlıkta biçimlendirmiştir: 
1. Değer yaratan süreçlerin belirlenerek uzun vadeli ve kısa vadeli hedeflerle desteklenmesi 
2. Veriye ve analize dayalı bir yönetim biçimi ve karar alma sürecinin yerleştirilmesi 
3. Hedeflerin gerçekleşen değerlerle karşılaştırılmasını baz alan bir performans yönetimi sisteminin ve buna uygun raporlama düzeninin oluşturulması 
4. Uzun vadeli başarıyı temel alan ve destekleyen bir teşvik ve prim sisteminin kurulması 

Şirket bu ihtiyaçların karşılanabilmesi amacıyla Değer Bazlı Yönetim anlayışını benimsemiş ve uygulamaya almıştır. Değer bazlı yönetim temel olarak şirket değerinin ölçülerek yaratılan değere en büyük etkiyi yapan kilit süreçlerin belirlenmesi, uzun ve kısa vadeli hedeflerle bu süreçlerin desteklenmesi ve sonuçlarının ölçülerek performans yönetimine bağlanmasını içermektedir. Hedeflenen kazanımlar arasında; değer yaratılan ve değere zarar veren alanların belirlenmesi, alınan kararların şirketin uzun vadeli hedeflerine paralel olması, akılcı stratejik kararların alınması, şirket çalışanlarının karar ve aksiyonlarının şirket hedefleriyle örtüştürülmesi, kısa vadeden çok uzun vadeli kazanımların desteklenmesi ve kaynakların doğru ve verimli kullanılması yer almaktadır. 

Stratejik Planlama ve Modelleme : Bu anlayışın ilk adımı olarak 2002 yıl sonunda şirketin 5 yıllık stratejik planı belirlenmiştir. Stratejik planlama çalışmasında lojistik pazarı yeniden gözden geçirilmiş, şirketin sektör içerisindeki mevcut ve hedef konumu belirlenerek aksiyon planları oluşturulmuştur. Bu çalışma indirgenmiş nakit akım yönetimiyle modellenerek şirket değeri bulunmuş ve uzun vadeli hedeflerin finansal etkileri ölçülmüştür. Bu yöntemle aynı zamanda şirket değerine en çok etki eden kilit süreçlerin belirlenmesi sağlanmıştır. 

Yıllık Bütçe ve Planlama:Stratejik planın kısa vade olarak görülen bir yıllık bölümü bütçe ve planlama prosesine entegre edilmiştir. Bu sayede fonksiyonel birimlerin hedefleri aksiyon planına dönüştürülmekte ve rakamsal ifadesi sağlanmaktadır. 

Performans Yönetimi/ Balanced Scorecard / Teşvik ve Prim Sistemi: Performans yönetiminin temelinde kısa ve uzun vadeli hedeflerin gerçekleşmesinin sağlanması ve sonuçlarının kontrolü yatmaktadır. Değere en önemli etkiyi yapan kilit süreçlerin belirlenmesinin ardından bunların kilit performans göstergeleriyle (KPI) somutlaştırılarak ölçülebilir bir baza getirilmesi ve şirket geneli için bir balanced scorecard hazırlanması amaçlanmaktadır. Balanced scorecard uygulamasıyla finansal göstergelerin yanısıra finansal olmayan göstergelerin (iş süreçler, müşteriler, öğrenme ve büyümenin) de başarının ölçümlenmesinde yer alması hedeflenmektedir. Balanced scorecard'da belirtilmiş KPI'ların değer zinciri ağacıyla departman ve kişi seviyesine indirgenmesi ve kişilerin performans takip ve teşvik sistemlerine bağlanması planlanmaktadır. Kişilere ve departmanlara indirgenmiş hedeflerle; karar alma mekanizmasının kolaylaştırılması, bu kararların kurumsal hedeflere etkisinin ölçülmesi, teşvik sitemiyle çalışma motivasyonunun arttırılması ve kişilerin ve departmanların performanslarının yalnız sorumlu oldukları alanlara bağlı iş hedefleriyle ölçülmesi sağlanmış olacaktır. 

Borusan Lojistik performans yönetimini iş hedefleri ve yetkinliklerle değerleme olarak iki adımda yapmaktadır: 

- İş hedefleri;Mevcut durumda uygulanmakta olan iş hedefleriyle değerleme balanced scorecard uygulamasının tamamlanmasıyla bütünlük kazanacaktır. Departman ve kişilere indirgenmiş KPI'ların finansal etkilerinin ekonomik karlılık (EP) hesaplamalarına bağlanması hedeflenmektedir. Yaratılan ekonomik karın yıllar arasındaki gelişiminin şirket yönetiminin performans değerlemesine bağlanmasıyla yönetimin kısa vadeli hedefler yerine uzun vadeli hedeflere odaklanmaları teşvik edilecektir. 

- Yetkinlikler;360 derece değerleme çalışmalarıyla ölçülmekte ve kişilerin performansları yetkinliklerindeki gelişimlere göre belirlenmektedir. 

Verilerle ve Analize Dayalı Yönetim: Verilerle yönetim anlayışının bir parçası olarak Borusan Lojistik alınan grup kararı doğrultusunda 2002 yılında 6 Sigma uygulamasına başlamıştır. 6 Sigma anlayışıyla hizmet kalitesinin arttırılarak müşteri tatmininin ve verimliliğin arttırılması hedeflenmektedir. Uygulamalara öncelikle seçilmiş sorunlu alanlara yönelik iyileştirme projeleriyle başlanmıştır. Projelerin yönetimi, şirket içinden seçilmiş ve tam zamanlı olarak bu işlere yönlendirilmiş kara kuşak temsilcileri ile yine şirket içinde farklı departmanlarda çalışan ve yarı zamanlı olarak projeye destek veren yeşil kuşak adaylarınca yürütülmektedir. İleri aşamalardaki projelerde stratejik planda belirlenmiş hedef sektörlere yönelik çözümler üzerinde çalışılmaya başlanmıştır. Kısa vadede iyileştirmelerden elde edilecek proje getirilerinin yanısıra, uzun dönemde artan proje uygulamaları ve proje çalışanları aracılığıyla 6 Sigma anlayışının ve çalışma tarzının şirket geneline ve iş yapış tarzına yansıması hedeflenmektedir. 

Sonuçların Ölçülmesi ve Raporlama: Tüm bu yönetim hedeflerinin uygulama zorluğu şirket genelinin değişime ayak uydurabilmesinin yanısıra somut olarak bu adımların ölçülebilmesinde yatmaktadır. 
Ölçme zorluklarını aşabilmek amacıyla Borusan Lojistik mevcut SAP R/3 uygulamalarını 2003 yıl sonuna kadar SAP SEM* uygulamalarıyla genişletmeyi hedeflemektedir. SAP SEM uygulaması stratejik planlamanın ve değer bazlı yönetim anlayışının etkin uygulanabilmesi, alınan kararların etkinliğinin ölçülebilmesi ve sonuçlarının kontrol edilebilmesi için bir araç olarak kullanılacaktır. SAP SEM uygulamasının ilk adımında uygun data warehouse'ın yaratılarak raporlama ve bütçe ve planlama çalışmalarının başlatılması yer almaktadır. SAP SEM raporlamasıyla şirketin halen mevcut SAP R/3 finans modülleri üzerinden yaptığı raporlamanın etkinliğini ve hızını arttırmak amaçlanmaktadır. Mevcut durumda Excel üzerinden yapılan bütçe çalışmalarının sistemleştirilmesi, departmanlar arası entegrasyonun sağlanması, bütçe ve planlama sürecinin zamanlama açısından kısaltılarak ihtiyaç duyulduğu anda revizyona olanak sağlayacak esnekliğe kavuşturulması amaçlanmaktadır. SAP SEM uygulamasının ikinci adımında strateji yönetiminin hayata geçirilmesi planlanmıştır. Stratejik planlama çalışmasında belirlenmiş ana hedeflerin takip edileceği balanced scorecard'ın sisteme yansıtılması, burada belirtilen genel hedeflerin departman seviyesine indirgenmiş KPI'ların takip edileceği departman karnelerine bağlanması ve ölçülebilir hale getirilmesi hedeflenmektedir. Hızlı değişimin etkileri her konuda olduğu gibi yönetim teknikleri konusunda da kendisini göstermektedir. Şirket için bugün gelinen nokta bu anlamda bir son değildir. Borusan Lojistik değişimin etkilerine kendini açık tutarak gerek duyduğu noktalarda yeni yaklaşımlar ve araçlarla mecvut uygulamalarını geliştirmektedir.